En constatant que nombre d’entreprises optaient pour des solutions de travail collaboratives en ligne, je me suis dis pourquoi pas moi ?
Emu Nova est presque une petite PME avec sa quinzaine de collaborateurs dont un noyau dur de 8 personnes. Je souhaitais faciliter la communication interne, le partage de documents, leur sécurité et gagner la tranquilité d’un antispam performant.
La migration de tous les comptes mails vers Google Apps se solde par un sans-faute et la mise à disposition d’outils appréciés et efficaces.
Ce qu’il faut savoir avant toute chose c’est que Google Apps est disponible en plusieurs version, trois à l’heure où j’écris :
- Google Apps édition Standard (gratuite)
- Google Apps édition Premier (payante)
- Google Apps édition Education (gratuite)
Les édition Premier et Education sont strictement identiques si ce n’est le prix. L’édition Education est gratuite mais n’est en revanche accessible que pour les établissements scolaires à but non lucratif. Sinon il faudra débourser 40€ annuel par compte utilisateur. Pour le reste, je vous conseille de visualiser les différences entre les versions de Google Apps pour mieux les comprendre.
Ce que je souhaitais avant tout c’était de récupérer tous les emails actuels pour les injecter dans Google Apps. Cette fonctionnalité n’est disponible que dans l’édition Premier mais par chance, il se trouve qu’il existe une version d’essai de 30 jours totalement fonctionnelle. Mieux encore, la carte de crédit n’est pas débitée avant ces 30 jours. Vous commencez à cerner le loup : j’ai souscrit à l’offre Premier pour importer les emails et j’ai résilié. Sans débourser un centime, j’y tiens.
Paramétrage des DNS avec Webmin / Bind 8
L’étape de configuration des emails est suffisamment claire et bien renseignée pour que n’importe quel administrateur s’en sorte. Toutefois, comme j’utilise Webmin pour me simplifier la vie, voici la configuration qu’il faut appliquer dans les champs MX du domaine à migrer :
Alors deux choses :
- les modifications des MX ne sont prises en compte qu’au redémarrage de Bind (ou de votre machine si elle redémarre, un plantage est si vite arrivé [troll:avec Windows])
- une fois que vous basculez définitivement vers Google Apps, il faudra songer à supprimer vos anciens MX
Paramétrage du MTA avec Webmin / Qmail
La configuration est bien passée, Google a activé le service mail. OK mais il reste encore une subtilité : l’envoi de mails depuis votre machine.
En effet, si vous expédiez des emails depuis la machine au nom de votre nom de domaine, il y a de très fortes chances qu’ils ne soient pas expédiés au bon endroit. La raison est que votre logiciel d’acheminement de mails (Qmail dans mon cas) considère le domaine comme étant local donc ne passe pas par Internet : il dépose le mail directement dans la boîte mail (l’ancienne, celle avec la migration). L’astuce consiste à sortir le domaine de la liste des domaines locaux et fort heureusement, c’est facile et rapide à faire … quand on le sait.
Via Webmin :
Dans Virtual Mappings et Accepted Domains, il suffit juste de supprimer le nom de domaine concerné.
Via le shell :
A l’aide d’un éditeur de texte (nano, vi, emacs etc.), il faut procéder de la même manière (supprimer le nom de domaine) dans les fichiers /var/qmail/control/virtualdomains et /var/qmail/control/rcpthosts.
Import des emails via IMAP
Pour vous donner un ordre d’idée, 25 000 emails répartis dans 15 comptes ont mis deux heures à être récupérés avec une seule connexion IMAP. Il faut compter deux heures de plus pour une intégration complète des emails et quoiqu’il arrive, les comptes sont utilisables. C’est juste que les emails continueront à s’ajouter dans des labels représentatifs de l’arborescence IMAP (INBOX/ etc.).
Il faut malgré tout savoir que pendant cette importation, chaque email est passé à l’antivirus et au filtre antispam.
L’absence d’IMAP avec Google Apps n’est pas une gêne grâce à l’archivage systématique des emails en ligne. L’antispam agit en amont de la récupération POP et c’est un régal d’enfin vivre sans spam, ce fléau des temps modernes.
Conclusion
Cette migration des mails et l’adjonction d’outils de travail collaboratifs (dont Google Docs et Google Calendar en tête) se révèle être un gain de temps au quotidien et se double d’une meilleure efficacité de travail. Les outils sont perfectibles (notamment la visualisation des révisions de documents) mais travailler simultanément sur un document et en discuter à même la page est un bonheur sans nom.
Si jamais ça ne va pas (contenu pas adapté ou autre), n’hésite pas à me le signaler...
Commentaires & rétroliens
Je suis pour cette espace de travail collaboratif, sans compter l’efficacité de l’anti Spam !
Question bête, mais est-ce que la suite Office / Outlook ne remplit pas déjà ce besoin de travail collaboratif ?
Sans forcément parler de M$, on peut aussi bien aller voir du côté open source, non ? Genre Thunderbird (?) / Open office… ?
Salut Oncle Tom,
encore un bon post que voilà !
J’utilise depuis un bon moment Gmail avec Thunderbird et Google Calendar.
D’ailleurs mon compte Gmail viens de passer à 3452 Mo soit 500 Mo de plus en quelques jours
En tous cas merci pour ton retour expérience sur le sujet.
++
–
Olivier
Petite question supplémentaire :
Peut-on configurer plusieurs domaines ?
Si une entreprise choisie cette solution elle peut avoir plusieurs noms de domaines à migrer.
Un utilisateur peut avoir plusieurs adresses mails sur plusieurs domaines. Est-ce que cela est compris dans les 40 euros / compte user ?
Est-ce qu’il y a un service revendeur ?
En gros, un prestataire pourrait très bien proposer et revendre cette solution et sa mise en place à un client.
Je ne sais pas si dans ton cas tu as abordé ces problématiques.
++
–
Olivier
@soso : j’utilise Thunderbird chez moi pour mes mails perso et au boulot pour mes mails pro. Ceci dit cette migration concerne une équipe de travail qui fait du télétravail, bosse sous Mac, Windows et Linux. Exit Office.
Sinon pour Office il me semble qu’il y a du collaboratif mais avec l’installation d’un serveur SharePoint (donc payer la licence qui va avec) et je ne sais pas si ça fonctionne via Internet (d’autant plus qu’on n’a pas de serveur Windows).
Pour prendre autre chose que Google, il y a aussi Zoho et Zimbra (récemment racheté par Yahoo, surement pour contrer Google Apps). Microsoft a sorti une version en ligne d’Office mais je n’ai pas regardé plus que ça.
@Olivier : oui on peut greffer plusieurs domaines sur une même base d’utilisateurs (donc pas besoin de créer plusieurs comptes Google Apps). Il y a aussi possibilité d’avoir plusieurs alias par utilisateurs et des redirections d’emails (vers le domaine ou un domaine externe). Y compris dans l’offre gratuite.
Le service revendeur c’est à creuser car j’en connais qui fournissent Google Apps pour leurs clients mais je n’en connais pas les modalités. En revanche dans les semaines à venir je devrais le savoir.
EDIT : il y a bien un service revendeur (Google Apps Partner)
[...] Tom depuis sa case nous fait un retour d’expérience sur la migration et l’intégration des outils Google Apps dans sa [...]
Merci pour cette infos, j’ai toujours eu du mal à config l’envoi de mail depuis mon serveur, avec mon domaines chez googleapps
Bonjour Oncle Tom,
Très bonne analyse de Google Apps Premier Edition.
Nous avons nous-mêmes migré nos adresses mails depuis 3 mois et on s’en porte très bien. Au-delà de l’aspect financier (nous étions chez Orange avant) nous avons tous été bluffés par les 25 Go d’espace de stockage. C’est génial, plus besoin de nettoyer la boîte de réception.
Bref, on a été tellement conquis que nous avons décidé de créer une société « PoD » pour « Productivity on Demand » et devenir revendeur/intégrateur Google Apps pour aider les autres sociétés à migrer leur existant sous Google Apps.
Pour plus d’infos vous pouvez visiter notre site: http://www.podae.com
Bonne journée à tous.
Article très intéressant qui devrait convaincre ceux qui doutent encore de l’efficacité du système de migration Google apps.
Pour info, ma société est revendeur Google apps (elle est d’ailleurs spécialisées dans les solutions Google) et je dois dire que grâce aux outils que Google met à notre disposition, les migrations se passent toujours sans heurts, que ce soit à partir d’un serveur Exchange en IMAP, de clients Outlook en pop ou de serveurs Domino / Lotus Notes.
Quand Google cessera-t-il de nous impressionner?
Salut. Non, je ne l’ai pas encore fait
Je voulais revenir sur ton importation d’email (grace à l’offre d’essai premium). Ca importe les e-mails d’où ?
– Depuis un autre compte gmail (je veux passer mon toto@gmail.com en moi@toto.com) ?
– Depuis un compte quelconque (je veux passer mon toto@free.fr en moi@toto.com)
Hello Sanji,
Pour l’offre Google apps premium, tu peux importer tes emails,calendriers et contacts de n’importe quel autre compte (gmail, free, serveur exchange etc…):
Mais avant cela, il faut que tu aies deposé l bom de domaine toto.com et fait redirigé ses MX vers Google Apps.
Ensuite, tu pourras recuperer les messages en pop ou en IMAP de ton ancien compte Gmail.
L’IMAP est recommandé car il conserve le classement et les libellés de tes messages.
Si tu as besoin de plus de détails, va sur http://googleappsfrance.blogspot.com
Bon courage !
‘tain… Ils sont trop bons chez Google. Je me demande pourquoi j’ai peur de merder
Merci Stef.
t’inquiete!
Le pire qui puisse t’arriver c’est d’avoir tes anciens messags gmail melangés avec ceux de ton nouveau compte google apps.
Mais grace au filtres tu pourras les classer automatiquement dans un libellé du style « messages compte FREE » ou « ancien compte Gmail »
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